Uno de los mayores beneficios de tu Zona Segura de Kontaly es la capacidad de enviar facturas, presupuestos y notificaciones directamente a tus clientes desde el sistema. Para que esta comunicación sea profesional y fiable, necesitas conectar tu cuenta de correo al CRM.
Aquí te explicamos los dos tipos de configuración de correo y por qué la configuración SMTP (para el envío) es la más importante.
1. SMTP: La Configuración Imprescindible (Para Enviar)
El protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es lo que permite que Kontaly envíe correos electrónicos a tus clientes (facturas, recordatorios, respuestas a tickets, etc.) a través de tu servidor de correo.
¿Por qué es vital usar tu propio SMTP?
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Profesionalismo: El correo se envía desde tu dominio (ej.
facturacion@tuempresa.com), no desde una dirección genérica, lo que aumenta la confianza. -
Fiabilidad: Reduce la probabilidad de que tus correos terminen en la carpeta de spam de tus clientes, ya que provienen de un servidor conocido y autenticado.
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Trazabilidad: Puedes mantener un registro claro de los correos enviados desde tu cuenta en tu propio servidor.
¿Dónde configurar el SMTP?
Dirígete a Configuración (Setup) → Ajustes (Settings) → Email (Correo Electrónico).
Deberás ingresar los siguientes datos, que te proporcionará tu proveedor de correo (Gmail, Microsoft 365, cPanel, etc.):
Importante: La mayoría de los servicios de correo requieren que uses una contraseña de aplicación o habilites la autenticación de dos factores antes de permitir la conexión por SMTP. Consulta la documentación de tu proveedor.
2. IMAP/POP3: Para Sincronizar (Opcional)
Mientras que el SMTP maneja el envío de correos, los protocolos IMAP (Internet Message Access Protocol) y POP3 (Post Office Protocol 3) se usan para recibir correos.
En el contexto de un CRM, estos protocolos se utilizan principalmente para:
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Sincronización de Tickets de Soporte: Si un cliente envía un correo a tu dirección de soporte (ej.
soporte@tuempresa.com), Kontaly puede usar la conexión IMAP para convertir automáticamente ese correo en un ticket de soporte dentro del sistema.
Ventajas de configurar IMAP:
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Automatizas tu flujo de trabajo de soporte.
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Aseguras que ningún problema de cliente pase desapercibido.
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Todas las conversaciones quedan registradas en el historial del cliente dentro de Kontaly.
Nota: La configuración IMAP o POP3 se realiza en la sección de Configuración de Tickets dentro del CRM, donde especificas a qué carpeta debe acceder Kontaly para "recoger" los correos de soporte.
Resumen Rápido
Una vez que tu SMTP esté correctamente configurado, todas tus comunicaciones automatizadas serán rápidas, profesionales y confiables. ¡Ya estás un paso más cerca de la automatización total!