Cada negocio tiene una lista de bienes o servicios que ofrece regularmente. En Kontaly, estos se gestionan como Artículos (Items). Configurar tu catálogo es uno de los pasos más eficientes que puedes dar para ahorrar tiempo y eliminar errores en tus facturas y presupuestos.
Aprende a crear un catálogo de Artículos que acelera tu ciclo de ventas.
1. ¿Por Qué Crear un Catálogo de Artículos?
La función de Artículos en tu Zona Segura de Kontaly va más allá de ser una simple lista. Es la base para la automatización de documentos financieros:
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Velocidad de Facturación: En lugar de teclear el nombre del servicio, el precio y el impuesto cada vez, simplemente seleccionas el Artículo de un menú desplegable.
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Precisión Garantizada: Aseguras que el precio y la tasa de impuestos (IVA, IRPF, etc.) sean siempre correctos, evitando errores en el cálculo que pueden causar problemas legales o demoras en el pago.
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Consistencia: Mantiene la uniformidad en la descripción de tus servicios a lo largo de todos los presupuestos, contratos y facturas.
2. Creación de un Artículo Fijo (Item)
Configurar un nuevo artículo es muy sencillo y se realiza una sola vez:
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Ve a Configuración (Setup) → Artículos (Items) → Nuevo Artículo.
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Nombre y Descripción: Dale un Nombre claro (ej. "Mantenimiento Mensual Plata") y añade una Descripción detallada. Esta descripción aparecerá en la línea de la factura.
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Precio (Tasa): Ingresa el Precio Unitario del artículo.
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Impuesto (Tax): Asigna la Tasa de Impuestos correspondiente (ej. 21% de IVA o exento). Esta tasa se aplicará automáticamente cuando añadas el artículo a cualquier documento.
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Unidad de Medida (Opcional): Si tu servicio se mide por horas, días o unidades, puedes indicarlo aquí para una mayor claridad.
Tip: Si vendes el mismo artículo con diferentes precios a distintos clientes (ej. por volumen), no te preocupes. Puedes modificar el precio manualmente en la factura o presupuesto sin que afecte el precio por defecto del catálogo.
3. Uso en el Ciclo de Ventas
Una vez que tu catálogo está completo, puedes disfrutar de la velocidad en tres documentos esenciales:
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En Presupuestos: Al crear una nueva propuesta, la sección de artículos te permite "Buscar por artículo". Escribe las primeras letras y el sistema rellena la descripción, el precio y el impuesto en menos de un segundo.
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En Facturas: Tras aceptar un presupuesto, al convertirlo a factura, todos los Artículos se transfieren automáticamente, manteniendo la precisión y la consistencia.
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En Contratos: Puedes hacer referencia a los códigos de tus Artículos en las cláusulas de los contratos para vincularlos a los términos del servicio.
Al invertir tiempo en catalogar tus servicios y productos ahora, estás invirtiendo directamente en la velocidad y la profesionalidad de tu departamento financiero.