🧾 Facturación y Ciclo de Pago: Cómo Cobrar Sin Esfuerzo en Kontaly

El corazón de tu negocio late con cada factura pagada. Tu Zona Segura de Kontaly simplifica todo el proceso, desde la creación de la factura hasta el cobro y la conciliación.

Asegúrate de haber configurado previamente tu Información de Empresa y tus Impuestos para que las facturas sean 100% legales.

1. Creación de una Factura: Rápido y Legal

El proceso de generar una factura nueva es directo y te garantiza el cumplimiento del sistema VeriFactu (si lo tienes activado).

1. Ve a Ventas (Sales) $\to$ Facturas (Invoices) $\to$ Nueva Factura.

2. Selecciona el Cliente: Elige el cliente al que deseas facturar. Si el cliente fue convertido desde un Lead, sus datos se cargarán automáticamente.

3. Añade los Artículos: Ingresa las líneas de tu servicio o producto. Si usas la lista de Artículos Predeterminados (Setup $\to$ Artículos), el precio y los impuestos se completarán automáticamente.

4. Define las Condiciones: Establece la Fecha de Vencimiento y el Método de Pago (Transferencia, Tarjeta, etc.).

5. Guarda y Envía: Guarda la factura como Borrador (Draft) y, cuando esté lista, haz clic en "Enviar a Cliente" (Send to Client). Kontaly usará tu configuración SMTP profesional para entregarla.

2. Automatización de Pagos: El Pago Recurrente

Si facturas servicios de suscripción o tarifas mensuales, la Facturación Recurrente es tu mejor aliado para ahorrar tiempo:

1. Crea la Factura Base: Diseña tu factura mensual normal, pero NO la envíes todavía.

2. Activa la Recurrencia: En las opciones de la factura, selecciona "Crear Factura Recurrente" (Create Recurring Invoice).

3. Define el Ciclo: Indica con qué frecuencia debe generarse (mensual, trimestral, anual) y la fecha de la Próxima Generación.

Ejemplo: Si configuras una factura el 1 de octubre con ciclo mensual, Kontaly generará automáticamente la factura el 1 de noviembre, el 1 de diciembre, y así sucesivamente, sin que tengas que mover un dedo.

3. Recordatorios de Pago (La Función Olvidada)

Una de las formas más fáciles de mejorar tu flujo de caja es automatizar los recordatorios a clientes morosos.

1. Ve a Configuración (Setup) $\to$ Finanzas (Finance) $\to$ Recordatorios (Reminders).

2. Configura Múltiples Días: Puedes crear diferentes recordatorios para distintas etapas del proceso:

   • Recordatorio 1 (Antes del Vencimiento): Configura un correo para que se envíe 3 días antes de la fecha de vencimiento.

   • Recordatorio 2 (Justo después): Configura otro correo para que se envíe 1 día después del vencimiento.

   • Recordatorio 3 (Serio): Configura un último correo para que se envíe 15 días después del vencimiento.

El impacto: Una vez configurado, el sistema se encarga de estos seguimientos automáticamente, mejorando la puntualidad de tus cobros sin requerir intervención humana.

4. Registro y Conciliación de Pagos

Cuando el dinero entra, Kontaly necesita saberlo:

• Pagos Manuales: Si el cliente paga por transferencia, ve a la factura y haz clic en "Registrar Pago" (Record Payment). El sistema actualizará el estado de la factura de "Pendiente" a "Pagada".

• Pagos Automáticos: Si integraste pasarelas de pago (como PayPal o Stripe), el cliente puede pagar directamente desde su Portal del Cliente. Al hacerlo, la factura se marca como Pagada automáticamente, lo que se conoce como conciliación instantánea.

Al aprovechar las funciones de recurrencia y recordatorios, tu Zona Segura de Kontaly te permite concentrarte en el servicio mientras el sistema gestiona tu ciclo de cobro de forma profesional y automatizada.