La gestión de contratos es un paso legal crítico que sella la relación con tu cliente. Tu Zona Segura de Kontaly te permite ir más allá del simple PDF, ofreciendo creación con plantillas, envío rápido y la posibilidad de la firma digital, todo integrado con tus facturas y presupuestos.
Aprende a usar la herramienta de Contratos para dar seguridad legal a tus acuerdos.
1. El Valor de la Centralización de Contratos
Al igual que con todos tus documentos, almacenar y gestionar tus contratos dentro de Kontaly elimina la dispersión de archivos y garantiza que todos los acuerdos estén vinculados al cliente correcto:
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Integración de Datos: Puedes crear contratos y vincularlos a un cliente, un proyecto o una oportunidad de venta específica.
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Alertas de Vencimiento: Kontaly te notifica automáticamente antes de que un contrato expire, lo cual es crucial para la renovación de servicios o para renegociar términos.
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Búsqueda Rápida: Accede a cualquier contrato en segundos a través del perfil del cliente, evitando búsquedas interminables en correos electrónicos o carpetas compartidas.
2. Creación Rápida con Plantillas
No es necesario empezar de cero cada vez que tienes un nuevo cliente. La forma más eficiente de crear un contrato es usando plantillas:
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Define tus Plantillas (Templates): Ve a la configuración de Contratos (o a la configuración general) y crea plantillas con los textos legales comunes, cláusulas estándar y términos de servicio.
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Crea el Contrato: Al crear un nuevo contrato (Contratos → Añadir Contrato), selecciona tu plantilla base.
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Usa Etiquetas Inteligentes: Kontaly te permite insertar etiquetas de combinación (merge fields) como
{client_name},{company_address}o{contract_value}. Al enviar el contrato, el sistema reemplaza estas etiquetas con la información actual de tu cliente y de tu empresa, personalizando el documento al instante.
3. Envío y Firma Digital (E-Signature)
Para acelerar el cierre del acuerdo y hacerlo vinculante legalmente:
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Revisión en el Portal del Cliente: Envía el contrato al cliente por correo. Al igual que con las facturas, el cliente lo revisa en su Portal del Cliente privado y seguro.
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Firma Digital: El cliente tiene la opción de firmar el documento directamente en su pantalla o dispositivo. Una vez firmado y aceptado, el contrato se marca como "Firmado" en tu sistema, y el documento final con ambas firmas se genera automáticamente.
Ventaja Clave: La firma digital elimina la necesidad de imprimir, firmar, escanear y enviar por correo, acelerando el proceso de formalización del servicio en cuestión de minutos.
4. Reporte y Seguimiento Legal
Utiliza los reportes de Kontaly para mantener el control sobre tu situación legal y financiera:
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Contratos Próximos a Vencer: Genera un reporte que te muestre qué contratos expirarán en los próximos 30 o 60 días, permitiendo a tu equipo comercial anticiparse y preparar las ofertas de renovación.
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Valor Contratado: Rastrea el valor total de los contratos activos para obtener una vista clara de tus ingresos recurrentes y tu potencial de negocio.
Al gestionar tus contratos dentro de Kontaly, aseguras que cada acuerdo no solo sea legal, sino que también forme parte de un flujo de trabajo que te ayuda a retener clientes y a planificar el futuro de tu negocio.