📑 De la Oferta al Cierre: Creación y Aceptación Digital de Presupuestos

Crear propuestas profesionales y lograr que sean aceptadas rápidamente es clave para la salud de tu negocio. Con Kontaly, puedes generar presupuestos detallados, enviarlos con un solo clic y permitir que tus clientes los firmen y acepten digitalmente.

Aprende a usar la herramienta de Presupuestos (Estimates) de tu Zona Segura.

1. El Proceso de Creación de Propuestas

La interfaz de creación de presupuestos es similar a la de facturas, lo que facilita su uso:

1. Accede a la Sección: Dirígete a Ventas (Sales) $\to$ Presupuestos (Estimates) $\to$ Nuevo Presupuesto.

2. Define el Cliente y la Validez: Selecciona el cliente y establece la Fecha de Vencimiento del presupuesto. Ofrecer un plazo límite fomenta una respuesta más rápida.

3. Añade Artículos y Servicios: Al igual que en las facturas, utiliza la lista de Artículos Predeterminados para cargar rápidamente los productos o servicios con sus precios e impuestos correctos.

4. Términos y Condiciones: Utiliza el campo de texto inferior para incluir tus Términos y Condiciones Legales (validez de la oferta, plazos de entrega, garantías, etc.).

Tip Pro: Si tu propuesta tiene varias secciones, puedes usar el editor de texto para dar formato con títulos y listas, creando un documento visualmente atractivo.

2. Presentación y Envío Profesional

Una vez que tu presupuesto está listo, la forma de presentarlo marca la diferencia:

• Vía Email: Haz clic en "Enviar a Cliente" (Send to Client). El correo saldrá de tu cuenta SMTP profesional y contendrá un enlace directo y seguro para que el cliente vea la propuesta en su Portal del Cliente.

• Presentación en PDF: El sistema genera automáticamente un PDF limpio y con tu logo (gracias a la configuración de Empresa). Puedes descargarlo y enviarlo por otras vías si lo prefieres, pero el envío directo es más efectivo.

3. Aceptación Digital y Automática

Esta es la funcionalidad que ahorra más tiempo y da mayor profesionalidad:

• Revisión en el Portal: Cuando el cliente abre el enlace, verá el presupuesto en su portal privado y tendrá dos botones clave: "Aceptar" (Accept) o "Rechazar" (Decline).

• Firma Digital (Opcional): Si lo tienes configurado, el cliente puede firmar digitalmente la propuesta directamente en pantalla antes de aceptarla, validando legalmente su consentimiento.

• Notificación Instantánea: En el momento en que el cliente acepta el presupuesto, el sistema te envía una notificación instantánea y cambia el estado del presupuesto a "Aceptado" automáticamente.

4. Conversión a Factura (El Cierre del Ciclo)

Una vez que el presupuesto ha sido aceptado, el siguiente paso se realiza con un solo clic:

1. Abre el presupuesto con estado "Aceptado".

2. Busca la opción "Convertir a Factura" (Convert to Invoice).

Kontaly tomará todos los artículos, precios e impuestos del presupuesto aprobado y creará una Factura borrador idéntica. Simplemente revisa la numeración y envíala para iniciar el ciclo de cobro.

Al integrar los presupuestos con la aceptación digital y la facturación, Kontaly elimina el papeleo, las demoras y los errores manuales, acelerando el paso de la negociación al pago.